お主の受け答え一つで、会社の印象、社風、社員のレベルが問われてしまうのじゃ！ 電話を受けるときには、印象の良い受け答えと、気の利いた取り次ぎが必要じゃぞ！ 自分自身が会社の顔だという気持ちで、受け答えすることが大事じゃ！

電話を受けるときには！

ビジネスでは「もしもし」は不要じゃ。 「誰かが取るだろう」ではなく、誰よりも早く取るという姿勢が必要じゃぞ！

電話を受ける際のマナー

1. 電話が鳴ったらすぐに出る
   • ベルが鳴ったら、２コール以内で取る。
   • ３コール以上鳴ってしまったときは、「お待たせいたしました」とお詫びの言葉を添える。
   • 他の部署の電話にもすぐに出るようにする（電話に出たら、他の部署の者であることを告げ、相手の意向を確認し、急ぎであれば名指人か同部署の人を探す）。
   • 会社名、部署名、名前を名乗る。
2. 相手を確認する
   • 取引業者や得意先などには「いつもお世話になっております」と挨拶する。
   • 相手の社名と名前、名指人を聞いたら、復唱する。
   • 相手が先に名乗らない場合には、こちらから「失礼ですがどちら様でしょうか」と確認する。
   • 聞き取りにくい場合には、「恐れ入りますが、お電話が遠いようなので、もう一度お願いいたします」と聞き直す。
3. 用件はメモを取りながら聞く
   • 相手の会社名、名前を忘れないように書き取る。
   • 日本人に多い名字の場合は、所属や肩書きなどもあわせて書き留める。
   • 同部署に同姓の社員がいる場合は「佐藤は２人おりますが・・・」「佐藤○○でしょうか、佐藤□□でしょうか？」などと確認する必要がある。
   • 用件をメモする。
   • 名指人が不在の場合には、不在であることを詫びて、不在の状況（外出・離席・会議中）を伝え、予定（時間）を知らせる。
   • 急用か、戻り次第なのか、相手の意向を確認し、こちらで対応可能な範囲（伝言・代替者の呼び出し）を提案する。
   • 会議中の場合は、事前に取り次ぎをしても良いのかどうかを確認しておき、分からない場合は、名指人にメモを渡して指示を仰ぐ。
4. 相手の用件を復唱する
   • 用件のポイントを押さえて復唱し、内容に間違いがないかを確認する。
   • 分かりにくかった点は、再確認する。
5. 用件が終わったら礼を述べて静かに切る
   • 「お電話を頂きありがとうございました」と丁寧に挨拶する。