|
 |
伝言の内容を正しく理解し、確実に担当者に伝えるのじゃ！！
誰からの伝言か、誰への伝言かが分からないなどというのは、言語道断じゃぞ！
正確に伝わらなければ、伝言しても意味がないのう。
|
 電話伝言を受けたときには！
|
会社専用の伝言メモを用意すると便利じゃぞ！
そうすれば、記入欄に必要事項を記入していけばよいのじゃ |
白紙の用紙に記入する場合には、次の項目を絶対に落とさぬようにな！！
- 電話を受けた日時
- 誰に伝言すればよいのか
- 相手の会社名・所属部署・名前
- 用件の概略（５Ｗ１Ｈで、日付や数字。固有名詞は必ず明記する）
- 処理の方法（もう一度掛け直してもらえるのか、こちらから連絡を入れるのか、入れる場合は連絡先を明記する）
- 自分の名前（責任の所在を明確にするため）
もう、知っておると思うが５Ｗ１Ｈとは、次のとおりじゃ！
| ５Ｗ１Ｈ |
| When |
い つ |
| Where |
どこで |
| Who |
誰 が |
| What |
何 を |
| Why |
な ぜ |
| How |
どのように |
書いたメモは二つ折りにし、名指人の机に置く。その場合、風で飛ばないように、セロテープなどで止め目に付きやすい所に貼るのじゃ！
本人が帰社したときには、口頭でも必ず伝えるのじゃぞ。
 帰社したときに自分あてに伝言があった場合
- 急用であれば、まず相手に電話する
- 自分に代わって誰かが処理を済ませている場合は、伝言をしてくれた人に経緯を確認し、相手に事後確認の連絡を必ず入れる
 電話で伝言を依頼するときには！
|
要点だけを伝えることがポイントじゃ！！
伝言ゲームのように話の内容が変わってしまうと困るからのう |
伝言を依頼するときの注意点
- 伝言を依頼するときには、もう一度確認の意味で自分の会社名・名前を名乗り、「伝言をお願いできますでしょうか」と相手に確認する。
- 要点だけを伝える。
- 複雑な内容を伝言で伝えようとするのは、トラブルのもとになる。
- 伝言を依頼した人の名前を確認する（名前が分からなければ、後で確認できなくなる）。
- 伝言を依頼した場合でも、必ず本人と連絡を取ることが大切（相手が戻る時間を確認しておく）。
- 数字は、聞き間違いが生じやすいので、特に注意する（４「し」と７「しち」ではなく、「よん」「なな」と言うようにすると良い）。
注意！
受けた伝言は、すぐに伝言メモを伝言する人の机の上に置くのじゃ！！
「後でやろう」は、忘れる原因じゃぞ。
何事も責任を持って行うのじゃぞ！！
|