ビジネスの場面では文書を目的によって使い分けることが大切じゃ。文書に残すことで、よく起こりがちな「言った」「言わない」のトラブルをさけることができるし、直接面談できない相手にも、確実に用件を伝えることができる。デジタル化の世の中じゃが、文書はすたれてはならん大事なものなのじゃ。 文書の使い分け 文書は口頭とは異なった自分自身のアピールができるぞ。 文書を効果的に使い分けて、人望アップじゃ！ ◎お礼状や年賀状、お悔やみなど、儀礼的慣習のものに関しては、文書の方がより丁寧だと見なされるのじゃ。 ビジネス文書の使い分け ●手紙 紹介状、依頼状、お礼状等、より丁寧に伝えたい内容のものや、他の人に文章の内容を知られたくない場合、資料等同封書類がある場合に使用する。 ●はがき 簡易的意味合いの強いもので、取り急ぎの簡略な挨拶（転勤挨拶、移転挨拶等）や、儀礼的な年賀、暑中見舞い状等に使用する。 ●FAX文書 急を要する資料、データ、FAX注文書等に使用する。 ●電報 慶弔、開業祝い、就任祝い等、直接会場に行けない場合。 ●送り状 資料や書類の送付内容を明記し、挨拶文やわかりにくい部分への補足説明を行うために使用する。 封筒・筆記用具の使い分け 内容により、封筒や筆記用具の使い分けも必要になってくる。 今回はそれも合わせて紹介してやろうかのう。 封筒の使い分け ●白封筒 丁寧な内容で相手に送付したい場合（礼状、紹介状等） ●茶封筒 白封筒よりも簡易的な意味合いを持ち、資料の送付や請求書などの帳票を送付する場合に使用する。 ●定形外封筒 資料やデータ類は折り目の部分が見えにくくならないようA4かB5サイズの定形外封筒を使用する。 ◎ 社用で相手に送付する場合は、社名の印刷された白封筒、茶封筒を使用し、用途に合わせて使い分ける。 ◎ 手紙は三つ折り程度になるように、封筒の大きさを考える。 ◎ メッセージカードを入れる場合には、洋封筒を使用する。 ◎ 料金不足にならないよう、計量してから切手を貼るようにする。 筆記用具の使い分け ●万年筆 手紙は、基本的に万年筆を使用して書くのが良い。ボールペン書きは、相手に対してあまり丁寧ではないため、さけた方が無難である。インクは黒が原則で、赤は訂正等の場合のみに使用する。 ●毛筆 より丁寧に書きたい場合に使用する。 ●ワープロ ビジネス内容の文章を作成するには、見やすさ等の点からワープロ文字が好まれる。ただし署名は手書きの方が印象が良い。 ◎礼状や添え状に添える、ちょっとした挨拶文には、ワープロ文字よりも手書き文字の方が気持ちが伝わりやすい。 ◎誤字脱字がないよう注意する。