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連絡とは、広ーい意味での情報じゃ！
指示・命令を適切に行うためには、タイムリーな連絡は不可欠じゃのう。
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 連絡の手法 |
連絡の方法にもいろいろあるぞ！
お主はうまく、使い分けておるのかのう？ |
連絡の手段は、対象・内容・緊急度・重要度によって異なるため、意思の疎通を図るには次に挙げる内容により使い分けるのじゃぞ。
簡単なもの、急を要するもの
この場合、形式は問わない。口頭・電話・ファックス等で必要なことを素早く連絡する。
多数の者に知らせるとき
朝礼や終礼、会議等の人が集まるときを利用するか、掲示や放送、社内報などを利用する。
文書によるとき
文書による連絡が必要なのは、次の場合である。
- 数字を伴うもの
- 方針に関するもの
- 重要なもの
- 複雑なものは、回覧や通達、稟議の形にする
- 記録を残す必要があるもの（対外文書や会議議事録等）
- 伝言だけでは、間違いが起こる恐れがあるもの
- 所定の様式が決められているもの
- 制度化されているもの（定例報告や日報等）
- グラフや図表等を示す必要があるとき
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 連絡をめぐる問題点 |
連絡・報告はこうあるべきといっても、
なかなかうまく運ばないものじゃのう。 |
 次に挙げるのは、一般的な問題点じゃ！
- 多すぎる連絡、分かりにくい連絡
- 情報の整理がされておらず、根本の情報がはっきりしていない。
- 文書の表現が適切ではなく、真意が誤解される。
- 文書で連絡すれば、責任完了と考えている。
- 目的・ねらい・重点の明示がない。
- 事実と違う連絡
- 連絡の方法が決まっていない。
- 所定の様式がない。
- 理解力と表現力に問題がある。
- 復唱が不徹底である。
- 指示されても、メモをしない。
- タイミングを逃した連絡
- 連絡に時間がかかる。
- 回覧が遅く、最後まで回らない。
- 連絡が早すぎて、肝心なときには忘れてしまう。
- 連絡しても返事がこない、結果報告がない。
- 内容を理解せず、ただ連絡を回しているだけ。
注意！！
指示する者自身が、何のためにそれが必要なのかを理解していないため、不必要なことまでも、部下に報告・連絡させている場合もあるのじゃ。
これは、情報が多ければ、良い情報だと誤認して仕事をしていることが原因じゃ。連絡は回数ではないぞ！
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