社内でも、電話で済む内容のものと文書化しておいた方が良いものがあるのう。じゃが、文書に残す場合も好き勝手な形式で書いては読みにくいし、整理も大変じゃ！
社内文書にも一定の書式があるので、覚えておくのじゃぞ！

• 保管・検索が容易にできるように記入。
• 差し出し部署を明確にし、記録として残すための整理番号であり、重要な文書には必須である。
• 目的、内容、種類または部署単位、取引先別等で分類しておく。

• 元号もしくは西暦と月日を記入する。
• 作成日ではなく、発信日に統一。

• 日付の行より１行下げて、左側に書く。
• 部署名・役職名を書き、個人名を入れる場合はその下に書く。
• 役職あてなら「○○部長殿」のように記し、個人あてならフルネームに「様」をつけるのが一般的。

• 組織名と発信者名を明記。
• 書いた文書に責任を持つという意味で、押印する場合もある。

• 文書の内容を簡単明瞭に表示。
• 本文と見分けの付く、やや大きめの文字で、文書の左右均等の位置に書く。
• 「〜のご案内」のように「（〜のご案内）の件」は省略してもよい。
• 「〜について（ご依頼）（ご案内）」のように、文書の目的や標題の性質を説明するための言葉を、かっこ書きで記す場合もある

• 頭語や時候の挨拶などの前文は省略し、すぐ本文に入る。
• ５Ｗ1Ｈを活用し、内容を要領よくまとめて書くようにする。
• 末文も締めくくりの言葉や結語は省略し、 最後は「以上」で結ぶ。

• 本文の重要な個所、日時・場所・参加者などを書く。
• 本文で触れられなかった重要事項があるときは、追って書きとして補足する。

• 別添の書類や資料の有無・枚数を見落としや紛失の予防策として書いておく。
• 資料等の合計枚数を記入し、資料には番号として「資料-１」「資料-２」等と、明記しておくと分かりやすい。

• 問い合わせ、連絡等の便宜上、担当者の名前とあわせて内線の電話番号も明記しておく。