社外文書は、会社を代表して書いていると言えるのう。じゃから、社内文書以上にミスや失礼のないように注意する必要があるのじゃ！
社外文書にも一定の書式があるので、覚えておくのじゃぞ！

• 内容や種類、会社組織・取引先を分類し、整理しやすくする。
• 取引先が多い場合に、後で確認・照会がスムーズにできるようにしておく。

• 元号もしくは西暦と月日を記入する。
• 作成日ではなく、発信日に統一。

• 日付の行より１行下げて、左側に書く。
• 会社名を書き、役職名・個人名はその下に書く。
• 「○○株式会社様御中」のように形式にとらわれて、二重敬語にしない。

• 社名のみの場合は「社印」のみを、最後の１字にかかるように押す。
• 役職名や氏名を併記した場合には、「社印」を中央に押し、「職印」や「個人印」は最後の１字にかかるように押す。

• あて名より１行下げて、１行目に所在地を書く（所在地を省くこともある）。
• ２行目に会社名、３行目に役職名・個人名を書く（発信者が２名以上の場合には、上位の役職者から順番に書く）。

• 文書の内容を簡単明瞭に表示。
• 本文と見分けの付く、やや大きめの文字で、文書の左右均等の位置に書く。

• 本文を始めるにあたっての、短い形式的な挨拶。
• 「頭語」と「結語」は呼応させるという形式に注意する。
• 拝啓の後に、句読点を付けない。
• 時候の挨拶、繁栄を祝う言葉、日頃の取引への感謝の言葉を述べる。

• 主要な用件を簡潔にまとめて書く。
• 前文と区別するため改行して、「さて」等の起辞を前置きして主題に入る。

• 当文書の目的を明示する。
• まとめの短い挨拶と「頭語」に呼応させた「結語」を書く。

• 本文の重要なポイントを箇条書きで書く。
• 本文で触れられなかった重要事項があるときは、追って書きとして補足する。

• 別添の書類や資料の有無・枚数を記入する。