報・連・相の報告については、お主はもう分かっておるだろう。報告書とはその名の通り、報告を文書化したものと言えるのじゃ！ 文書にするときもダラダラと書かずに、簡潔にまとめるのじゃぞ！

報告書

簡潔、明瞭、読みやすく、そして タイミング良く、事実を報告するのじゃ！

報告書作成の注意点

1. 読み手にとって読みやすい

報告書を作成し、提出した時点で自分の仕事が終わったと考える人は少なくない。しかし、受け取った側はそこから判断しなければならないので、内容を十分理解できるものが要請される。我流の表現を避け、読みやすい文体、用字用語を用いて分かりやすい文章を書くよう心掛ける。

2. 簡潔である

ダラダラとした文章を書くより、１字１語でも削って、凝縮した文章を書くことが、「簡」にして「要」を得た明快な文章を書くコツである。

3. 正確である

言うまでもなく、金額や数字を扱う報告書においては、正確に記す。数字は１桁１桁確認するとともに、必ずデータで裏付けされたものであるということが重要である。

4. 理解しやすい

簡潔すぎて分かりにくいというのでは意味がない。簡にして要を、つまり読み手に誤解を与えない明快な表現が要求される。あいまいな表現を使用したり、難解な表現、まだ一般化していない新語や造語、外来語を使用することは避ける。 また、構文自体も単純化する。

5. 事実を伝える

誇張したり、ウソとは言わないまでも取り繕ったような内容表現にすると、後々その処理に苦慮することになる。報告書を書く前に、過去の経緯や現状を十分把握し、問題の本質をとらえてから取り掛かるべきである。

6. 効率よく作成する

報告書の作成に何時間、ましてや何日も掛けているようでは、時間の浪費であり、コスト意識が欠如していると判断されても仕方がない。文書規定がある会社では、何日以内に報告するという定めがあり、その期限に従えばよいが、ない場合には報告書の提出期限を確認する。

有効！
報告書には、日報・月報等の定期的なものから、研修・出張・研究報告等の非定期なものまであるが、大抵の報告書はひな形が作れるぞ。 報告書の基本書式は「社内文書」を参考にするのじゃ！