 参加する側の事前準備
前回の議事録に目を通し、再度進行状況を把握しておく。それが完了しているならば、報告できるように資料等を参加人数分コピーしておく。
まだ進行途中ならば、はっきりと状況説明できるように進行具合い、期限を確認する。特に数字が必要な事項であれば間違いがないか再確認する。
資料は、すぐにファイリングできるように、パンチ穴を開けておくとよい。
資料作成にあたっての注意点
- 文章は簡潔に、A4判で1〜3枚程度にまとめる。
- 必要であれば、グラフや図、イラスト等を使い分かりやすくする。
- データや他からの情報を利用するのであれば、出所・出典を明記する。
- OHPを使用して報告を行う場合は、会議室の大きさ等を考慮に入れ、全員が見えるように字の大きさには注意する。
- コピーは枚数や汚れに注意し、すぐにファイリングできるように、パンチ穴を開けておく。
- 極秘書類・部外書類の場合は、その旨をしっかりと明示し、場合によってはその場で回収する。
- 複雑な資料、高度な判断を必要とする事項の資料であれば、事前に関係者に配布しておく。
議題・テーマの把握
どういう目的で、何を話し合うの会議なのかを明確にしておき、不明点があれば事前に担当者に確認しておく。自分の考えはいつ発言を求められても意見が述べられるように、あらかじめ準備しておく。
会議当日の準備
会議の時間、場所を再確認し、遅刻しないように気を付け、筆記用具・ノート・資料・手帳・スケジュール表等を準備しておく。
司会進行役の注意事項
- 開始10分前には会議室に行き、全体の準備、当日の欠席者の再確認を行い、5分前には、まだ席にいないものに連絡を取るようにする。
- 会議の始めと終わりには号令を掛け、いつ始まって、いつ終わったのか、分からないような会議にならないように、けじめを付ける。
- 会議の始まりには、自分と議事録、板書担当者の紹介をする。その後、会議の主なテーマとスケジュールを確認する。
- 会議進行中は、少人数に意見が偏らないよう全体に注意を払い、場合によっては指名し意見を求め、会議が活発になるよう心掛ける。
- 会議終了時には、本日の決議事項と、その担当責任者を明確にするため、再度発表する。
- 常に、今日の主役は自分なのだ、という意識を忘れないようにする。
参加者側の注意事項
- 司会者の議事進行に従い、独りよがりな行動、発言は慎む。
- 討議には積極的に参加し、たとえ自分の担当部署以外の議題であっても、会社全体から見たらどうなのか等、参加意識を常に持つ。
- 人の話は最後まで聞き、話を遮っての発言は慎む。
- 発言は結論を先に述べ、簡潔にまとめて話すよう心掛ける。
- 明らかにテーマから逸脱した意見や、個人への中傷、感情的な発言は厳禁。
議事録役の注意事項
問題点やそれに対する対策、担当責任者、期限等が明確になるように議事録を取り、なるべく早く参加者にコピーを配布する。場合によっては、当日参加していない関係者にも配布をする。
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会議を進行していく際のポイント