実は初回訪問前のアポ取り段階で、第一印象の一部が作られると前項で述べましたが、アプローチによく用いられる電話・メール・手紙は使い方次第で毒にも薬にもなりえます。

　電話は、今話しができる即時性と、相手の反応に応じてこちらも対応を変えることができる双方向性がメリットですが、相手にとっては都合に関係なく電話がくるという問題があります。タイミングしだいでは、悪印象をもたれる危険性もあります。その場合は、相手の時間を特定しないメールでのコミュニケーションが良い場合もあるのです。

　新入社員研修で聞くような話の繰り返しになるかもしれませんが、未だに電話で失敗している営業が多いので繰り返します。電話はかける前に話す要点を確認し、相手の忙しそうな時間は避け、相手が出たら“今、お時間よろしいでしょうか”の確認をすることは徹底する必要があります。特に、できる営業は「話上手」よりも「聞き上手」であることは多いのです。話す前に相手側のニーズを伺い、ポイントだけ話す、そして聞く…ということを繰り返すことが重要です。機関銃のように何時間でも話せることがカリスマ営業であると勘違いしている人もいますが、ビジネス上では単に「独りよがりのできない営業」にしか見られません。口は１つで耳は２つありますが、昔からそれは話す２倍相手の話を聞くためだ、といいます。逆に言うと、聞く量の半分だけ話す、ということです。

　不特定多数に電話をする場合は、先方からどんな話がでてくるかわかりません。そのときに慌てて話のポイントをはずさないように、伝えるべきストーリーを書き下しておくのです。又、想定されるＱ＆Ａ集も作っておき、新しい質問をうけるたびにバージョンアップしておくべきでしょう。
また、電話で全てを説明しきらないようにすることも重要です。電話だけで相手がわかった気になってしまい、面談に進む前に結論をくだされてしまうからです（この場合の結論が購入するという結論であることはまずありません）。また、事前電話時に相手の課題は何かを２、３聞きだし、その宿題を簡単に準備して初回訪問時にもってゆくのは効果的です。

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